Não gaste seu tempo com o que não vale a pena

Priorizar é fundamental. Mas por que? Porque sempre, inevitavelmente, temos mais coisas para fazer do que tempo para fazê-las. 

Seja no projeto ou produto que você está trabalhando, onde o backlog aumenta a medida que mais é descoberto e que o feedback é recebido. Seja na organização e nas tarefas de casa, na escola,  faculdade ou estudos no geral.

E aí várias coisas ficam aguardando na fila e vamos realizando a medida que temos capacidade para realizar, porém algumas coisas são mais importante que outras, algumas trazem mais benefícios que outras e um dos principais segredos da priorização é fazer a coisa certa no momento certo. 

Pra fechar, se você não usa nenhuma técnica de priorização, você está entregue as percepções de prioridade, que nem sempre refletem a realidade, ou então, até pior, você está priorizando as coisas na base do "quem grita mais alto". 

Eaí, como você está gerenciando suas filas hoje?

Vamos dar uma olhada em algumas técnicas de priorização já bem conhecidas e utilizadas no mercado. Claro que você sempre pode adaptar alguma delas para a sua realidade, ou criar a sua própria técnica.

Matriz de Prioridade (Impacto x Urgência) do ITIL

Essa matriz surgiu a partir do ITIL para a priorização de incidentes, porém pode ser amplamente utilizada para definir a prioridade nos mais variados contextos. Ela é útil para categorizar itens de acordo com a prioridade e na definição de SLAs, em contextos que não precisamos de um comparativo mais preciso.

A prioridade do item é definida com base na sua relação de impacto e urgência. O que precisamos ter clareza para utilizar é o que significa Impacto e Urgência e se tivermos uma definição clara de cada um dos níveis (Alto, Médio e Baixo), melhor ainda.

Impacto - Quais são as consequências que aquilo pode trazer se não for resolvido e/ou executado, para o seu negócio ou organização. Exemplo: volume de pessoas (clientes ou funcionários) impactadas, processos críticos de negócio impactados, visão de perda ou retorno financeiro, etc

Urgência - Qual a criticidade em questão de tempo que temos para resolver ou executar o item. A urgência de um item pode mudar, se ele for planejado no momento correto.

MoSCoW

O nome MoSCoW vem das primeiras letras de quatro categorias de priorização: Must Have (Deve Ter), Should Have (Deveria Ter), Could Have (Poderia Ter) e Won't Have (Não Terá).

A técnica MoSCoW é útil na categorização de requisitos, utilizando as categorias.

• Must Have (Deve Ter): Requisitos críticos, que são essenciais e absolutamente necessários para o sucesso do projeto ou produto. Esses requisitos são fundamentais e não podem ser deixados de lado.
• Should Have (Deveria Ter): Requisitos importantes, mas que podem ser adiados se necessário. Eles são necessários para atender às expectativas do usuário, mas não têm a mesma importância que os requisitos Must Have.
• Could Have (Poderia Ter): Requisitos desejáveis, mas não essenciais. Eles adicionam valor ao produto, mas não são necessários para a funcionalidade básica.
• Won't Have (Não Terá): Requisitos que não serão atendidos nesta fase do projeto ou produto. Eles podem ser considerados para uma fase posterior ou abandonados completamente.

Ao priorizar os requisitos com base nessas categorias, os stakeholders podem entender quais requisitos são os mais críticos e devem ser concluídos primeiro. Isso ajuda a garantir que o produto atenda às expectativas dos usuários e do cliente, mesmo que haja limitações de tempo, recursos ou orçamento.

Matriz GUT

GUT é um acrônimo para Gravidade, Urgência e Tendência. Aqui a Gravidade significa basicamente o mesmo que o Impacto da Matriz do ITIL, também temos a Urgência e mais um fator é adicionado, que a Tendência, que demostra a possibilidade do item se tornar mais importante e crítico ao longo do tempo.

Aqui os níveis de cada um dos critérios também serão definidos e podemos definir uma pontuação para cada nível, de forma de gerar um score final que facilite o cálcudo de prioridade.

1 - Muito Baixa

2 - Baixa

3 - Média

4 - Alta

5 - Muito Alta

Lembre-se sempre de ter critérios do que significa cada nível. Isso é o que chamamos de critérios de priorização, não irei abordar nesse artigo para não torná-lo muito longo, mas eles também são fundamentais na priorização. Uma coisa é a técnica utilizada, outra são os critérios que a irão compor.

Para Urgência e Tendência é segue uma sugestão para o significado dos níveis:

Urgência - está muito ligada com o grau de impacto

1 - Pode esperar: não existe pressa para resolver o problema;

2 - Pouca urgência: são importantes, mas podem esperar um pouco;

3 - Urgente: precisam ser tratados o mais rápido possível;

4 - Muito urgente: é urgente, precisa ser resolvido ASAP;

5 - Imediatamente: não pode esperar, precisa ser resolvido de imediato.

Tendência

1 - Não irá mudar: nada irá acontecer, sem mudanças previstas ao longo do tempo;

2 - Irá piorar a longo prazo: a situação irá se agravar ou escalar lentamente;

3 - Irá piorar a médio prazo: a situação irá se agravar ou escalar um pouco mais rápido;

4 - Irá piorar a curto prazo: a situação pode piorar de forma significativa em um curto período de tempo;

5 - Irá piorar rapidamente: é imprescindível agir agora antes que seja tarde demais.

Um exemplo em que a ordenação dos itens baseado na prioridade seria item 2, 3 e 1:

Custo do Atraso

Aqui vem a minha favorita. Como já dizia nosso bom amigo Don Reinertsen "If you only quantify one thing, quantify the Cost of Delay". Que significa: se precisamos quantificar/ estimar alguma coisa, que essa coisa seja o Custo do Atraso.

E o que significa Custo do Atraso? Nada mais é que o valor estimado que você perde ou deixa de ganhar se aquele item não for entregue, ao longo do tempo. Este valor, em última instância, deve sim refletir uma perspectiva financeira e econômica, pois de uma forma ou de outra, tudo acaba caindo nisso. Porém, para viabilizar uma aplicação do conceito de forma mais ampla e com uma preocupação menor em acertar cada vírgula da estimativa, podemos utilizar fatores de cálculo de Custo do Atraso que não são apenas econômicos e podemos trabalhar com uma escala comparativa.

O racional do Custo do Atraso é simples:

Se um item tem tem o potencial de ganho de 50 mil/semana, passou 2 semanas aguardando priorização e o seu lead time é de 3 semanas o custo do atraso estimado seria 50 mil x 5 semanas = 250 mil.

Normalmente a visão é representada de forma gráfica pois isso nos ajuda facilmente a visualizar os impactos e benefícios, ao longo do tempo, que é a peça chave para priorizar a coisa certa no momento certo.

O conceito de Custo do Atraso também ajuda a classificar as demandas em um dos quatro arquétipos, que são as Classes de Serviço do Kanban: Urgente, Padrão, Data-fixa e Intangível. Vou fazer um artigo falando só sobre as Classes de Serviço, porque esse assunto merece.

WSJF (Weighted Shortest Job First) do SAFe

Se tem uma coisa boa no SAFe, é isso aqui, que na verdade, nem é do SAFe. Como eles mesmo mencionam, o WSJF vem do livro Principle of Product Development Flow, do Don Reinertsen, onde ele escreve um modelo para priorização de itens basedo no Custo do Atraso.

Basicamente, o Custo do Atraso é a composição de alguns critérios que podem ser pontuados utilizando uma escala comparativa. Como tudo, podemos adaptar e utilizar os critérios que mais se adequeam pro nosso contexto.

Também devemos estimar o Job Size, que seria uma estimativa que considera esforço e complexidade para implementação daquele item. E a priorização final, seria o fator da divisão do Custo de Atraso, pelo Job Size. Itens que tiverem uma pontuação maior ficarão melhores posicionados no backlog.

 

Da perspectiva de gestão de fluxo, se não existe nenhuma outra técnica ou racional de priorização em vigor o que vale é o FIFO (first in, first out). Ou seja, o primeiro item que entrou no fluxo, é o primeiro que tem que ser entregue.

Se deseja saber mais sobre o WSJF do SAfe: https://scaledagileframework.com/wsjf/#:~:text=Weighted%20Shortest%20Job%20First%20(WSJF,provide%20the%20best%20economic%20outcomes.

Se deseja saber mais sobre priorização e outras técnicas de gestão de backlog e produto confira nosso treinamento de PO Definitivo: https://www.podefinitivo.com.br/

Ou se deseja saber mais sobre custo do atraso e gestão de fluxo e filas, confira nosso treinamento de Kanban Defitivo: https://kanbandefinitivo.com.br/

Espero que tenha sido útil para você.